Sie üben folgende Tätigkeiten aus:

Personen empfangen

• Personen an der Rezeption empfangen
• die Fragen der Personen beantworten oder sie an die richtige Stelle weiterleiten
• Telefonate entgegennehmen, Notizen machen, Auskunft geben oder das Gespräch an die richtige Person weiterleiten
• Post am Postschalter aufgeben und abholen
• Post innerhalb des Unternehmens verteilen
• Geräte wie Computer und Drucker bedienen
• bei Bedarf zum Beispiel Papier auffüllen oder die Tintenpatronen auswechseln

Arbeiten im Sekretariat erledigen

• die Arbeiten für den Tag planen und das Wichtigste zuerst erledigen
• Briefe, Formulare, Listen und Tabellen selbstständig am Computer erstellen und bearbeiten
• Protokolle und interne Mitteilungen schreiben
• einfache Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung führen, das heisst in einer Liste eintragen, wer was bezahlt hat und welche Rechnungen noch offen sind
• mithilfe von Checklisten Unterlagen zusammenstellen und bereitlegen, zum Beispiel für Mitarbeitende, Kunden, Lieferantinnen oder Besucher
• Informationen in verschiedenen Programmen und Dokumenten suchen, zum Beispiel im Internet, in Anleitungen oder internen Richtlinien
• Einträge ändern oder ergänzen, zum Beispiel eine Adresse im internen Telefonbuch ändern
• Dokumente und Daten entsorgen und löschen, wenn die Vorgesetzten den Auftrag dazu erteilen
• dabei den Datenschutz einhalten, damit vertrauliche Informationen nicht an die Öffentlichkeit gelangen
• im Archiv mitarbeiten, um Dokumente sicher aufzubewahren
• Büromaterial und elektronische Gegenstände korrekt entsorgen oder recyceln